Akta kelahiran adalah dokumen penting yang harus dimiliki oleh seorang warna negara Indonesia. Dokumen ini diperlukan untuk mendapatkan pelayanan negara seperti pembuatan kartu identitas, paspor, pendidikan, pendaftaran pernikahan di KUA, dan sebagainya.
Setiap anak yang baru lahir sebaiknya langsung dibuatkan akta kelahirannya di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil setempat. Karena menurut peraturan, akta kelahiran yang dibuat lebih dari 60 hari setelah kelahiran atau 30 hari dari kedatangannya kembali ke Indonesia jika lahir di luar negeri akan kena denda sebesar Rp 100.000,-.
Saking pentingnya dokumen ini, banyak rumah sakit dan klinik bersalin yang memberikan fasilitas pengurusan akta kelahiran sesaat setelah anak lahir. Dengan ini orang tua nggak perlu lagi repot-repot mondar-mandir ke Dukcapil untuk mengurusnya, dan bisa fokus dengan bayi baru mereka. Tapi bagaimana dengan anak dari warga negara Indonesia yang lahir di luar negeri? Seperti anak saya, Keenan, misalnya.
Keenan lahir di Kuala Belait, Brunei Darussalam, saat kami masih tinggal di sana pada tahun 2013. Dan sebagaimana orang tua pada umumnya, setelah kelahirannya kami langsung mengurus akta kelahirannya di negara setempat. Akta kelahiran ini penting sekali untuk membuat paspor dan dependant pass, agar ia bisa tinggal di Brunei bersama kami.
Akta Kelahiran Negara Setempat
Langkah pertama yang kami lakukan adalah mendatangi Jabatan Imigresen dan Pendaftaran Kebangsaan Kementrian Hal Ehwal Dalam Negeri Brunei Darussalam dengan membawa dokumen-dokumen berikut:
- Borang permohonan pendaftaran kelahiran
- Surat pengakuan kelahiran dari rumah sakit/klinik
- Kad pengenalan (IC) orang tua (ayah dan ibu)
- Paspor orang tua (ayah dan ibu)
- Buku nikah
Setelah itu kami diberi Certified True Copy of Register of Birth atau Sijil Kelahiran. Di Brunei, dokumen inilah yang akan menjadi pegangan anak untuk kemudahan pendaftaran sekolah, permohonan bagi kad pengenalan pintar, dokumen perjalanan, dll. Jabatan imigrasi Brunei juga mengeluarkan special pass bagi Keenan sebagai izin tinggal sementara sampai paspor dan dependant pass selesai diurus.
Lapor Kelahiran Anak di KBRI
Tapi, belum cukup sampai di situ. Keenan masih harus mendapatkan paspor dan dokumen imigrasi lainnya dalam waktu 30 hari setelah mendapatkan special pass dari Imigrasi Brunei Darussalam. Setelah sijil kelahiran kami perolah, langkah selanjutnya adalah melaporkan kelahiran Keenan dan membuat paspor di KBRI Bandar Seri Begawan.
Yang pertama kami buat adalah paspor untuk Keenan dengan menggunakan dokumen:
- Fotokopi Surat Kelahiran/Akta Lahir Anak/Sjil Kelahiran Anak yang telah diendorse di Kedutaan Indonesia
- Fotokopi special pass dari Imigrasi
- Fotokopi buku nikah orang tua
- Fotokopi KTP dan IC Brunei atau paspor orang tua
Saat pembuatan paspor ini, anak harus dibawa ya untuk difoto di KBRI. Jadi waktu itu Keenan yang usianya belum 14 hari sudah harus menempuh perjalanan darat sejauh 120km dari Kuala Belait ke Bandar Seri Begawan untuk bikin paspor. Such a strong boy!
KBRI Bandar Seri Begawan kemudian mengeluarkan Surat Keterangan Lahir yang kami peroleh secara gratis dalam waktu 2 hari kerja saja dengan melampirkan dokumen-dokumen sebagai berikut:
- Surat Sijil Kelahiran dari Jabatan Imigrasi Brunei
- Fotokopi paspor orang tua dan paspor anak
- Fotokopi surat nikah orang tua.
Proses pembuatan dua dokumen ini cukup cepat. Dan memang harus cepat karena setelah itu kami harus mengurus dependant pass di Jabatan Imigrasi. Setelah dependant pass diperoleh, Keenan harus kami bawa keluar dari Brunei untuk membatalkan special passnya dan mengaktifkan dependant passnya. Alhamdulillah, kota tempat kami tinggal berbatasan langsung dengan Miri sebuah kota di Sarawak, Malaysia. Sehingga kami bisa jalan darat saja keluar dari Brunei, masuk Miri dan menginap semalam, lalu besoknya kembali ke Brunei.
Selama kami tinggal di Brunei, cukup paspor dan sijil kelahiran dari Brunei yang menjadi dokumen penting untuk Keenan. Tapi ternyata, begitu kembali ke Indonesia kami harus melaporkan kelahiran Keenan ke Dukcapil Sidoarjo, sesuai dengan KTP kami.
Mengurus Dokumen Pencatatan Kelahiran di Luar Negeri
Sebelum kami pindah, banyak informasi simpang siur yang kami peroleh dari teman-teman yang sudah lebih dulu kembali tinggal di Indonesia, tentang pembuatan akta kelahiran anak yang lahir di luar negeri. Mulai dari banyaknya dokumen yang harus disubmit sampai wajibnya kehadiran orang tua sebagai pelapor kelahiran anak di luar negeri. Dengan kata lain, di beberapa kota di Indonesia, pelaporan kelahiran anak di luar negeri harus dilakukan sendiri oleh orang tua, nggak boleh diwakilkan oleh orang lain.
Begitu kami pindah, kami pun mendatangi Disdukcapil Sidoarjo di Jl. Sultan Agung No. 23 Sidoarjo dan mendapatkan informasi mengenai surat-surat yang harus dilampirkan untuk mengurus akta kelahiran sebagai berikut:
- Asli dan fotokopi Akta Kelahiran luar negeri.
- Asli terjemahan akta kelahiran luar negeri oleh penerjemah tersumpah dan berbadan hukum. Untuk wilayah Sidoarjo, kami disarankan untuk menggunakan jasa penerjemah tersumpah Lugas dengan biaya Rp 120.000,-
- Asli dan fotokopi Surat Keterangan Kelahiran dari KBRI atau Perwakilan RI Setempat.
- Asli dan fotokopi Kartu Keluarga.
- Asli dan fotokopi KTP kedua orang tua.
- Asli dan fotokopi Buku Nikah/kutipan akta perkawinan orang tua.
- Asli dan fotokopi Paspor RI kedua orang tua dan anak.
- Formulir Pelaporan yang harus ditandatangani Lurah atau Kepala Desa setempat.
Setelah semua dokumen lengkap dan disetujui oleh petugas Disdukcapil, Surat Keterangan Pelaporan Kelahiran Luar Negeri, selesai dalam waktu satu minggu.
Surat Keterangan Pelaporan Kelahiran Luar Negeri
Iya, ternyata yang kami terima bukanlah akta kelahiran seperti anak yang lahir di Indonesia, melainkan Surat Keterangan Pelaporan Kelahiran Luar Negeri. Untuk menegaskan hal ini, Kepala Bidang Pencatatan Sipil Disdukcapil Sidoarjo, secara khusus menerangkan kepada kami bahwa Dukcapil tidak mengeluarkan akta kelahiran untuk anak yang lahir di luar negeri. Sesuai Undang-Undang Adminduk, Dukcapil hanyalah mencatat pelaporan kelahiran tersebut dan memasukkan anak ke dalam Kartu Keluarga (dalam kasus kami, Keenan sudah masuk dalam KK sebelum kami lapor kelahiran luar negeri).
Beliau juga memberi tahu bahwa yang dicatat oleh Kementrian Dalam Negeri dan diakui sebagai akta kelahiran untuk WNI yang lahir di luar negeri adalah Akta Kelahiran yang dikeluarkan oleh negara setempat. Bukan Surat Keterangan Lahir dari KBRI ataupun Surat Keterangan Pelaporan Kelahiran Luar Negeri. Tapi jika diperlukan, kita bisa melampirkan kedua surat tersebut di akta kelahirannya.
Ibu Kabid Pencatatan Sipil sengaja menjelaskan hal ini secara detil kepada kami, karena sebelumnya ada yang marah-marah saat menerima surat keterangan pelaporan kelahiran luar negeri. Sang pelapor berharap mendapatkan akta kelahiran, bukan sekadar surat keterangan dari Dukcapil.
Namun, bukan berarti anak dari pasangan WNI yang lahir di luar negeri dan sudah memiliki akta kelahiran dari negara setempat nggak perlu lagi mengurus Surat Keterangan Pelaporan Kelahiran Luar Negeri, ya. Surat ini tetap harus dimiliki sebagai dasar memasukkan anak ke Kartu Keluarga. Di mana Kartu Keluarga ini juga penting kan untuk mengurus surat-surat lain seperti perpanjangan paspor, daftar sekolah, daftar BPJS, membuat KTP dan lain-lain.
Jadi, untuk kelancaran proses pembuatan dokumen anak yang lain di kemudian hari, luangkan waktu untuk membuat Surat Keterangan Pelaporan Kelahiran Luar Negeri ini. Cukup mudah kok selama persyaratannya lengkap. Tapi ingat, setiap daerah mungkin memiliki proses dan aturan yang berbeda, sebaiknya berkonsultasi lebih dahulu dengan petugas di Disdukcapil setempat.
Menurut pengalaman saya, saat ini pelayanan di Disdukcapil cukup memuaskan. Petugasnya ramah dan informatif, waktu pelayanan juga cepat. Bahkan di Disdukcapil Sidoarjo kita bisa mengambil nomer antrian online, walaupun menurut saya lebih efektif jika kita datang langsung dan ambil nomer antrian di tempat.
Oya, artikel ini saya buat juga sebagai apresiasi kepada Kepala Bidang Pencatatan Sipil Sidoarjo, ibu Dyah Rina Pujiastuti SH, MM atas pelayanannya yang baik sekali kepada kami. Seperti yang saya jelaskan di atas, beliau benar-benar menerangkan kepada kami tentang perbedaan akta kelahiran, surat keterangan kelahiran dari KBRI dan surat pelaporan kelahiran luar negeri. Kebetulan selain kami juga ada seorang ibu yang mengurus surat pelaporan kelahiran luar negeri untuk anakya yang lahir di Jerman.
Selama 2 kali pertemuan dengan beliau, banyak sekali informasi yang kami terima baik dari perbincangannya dengan kami maupun tamu-tamu lain sebelum kami. Cara beliau memberi informasi, mengapresiasi dan menegur pemohon layanan itu seperti seorang ibu kepada anaknya, tanpa ada kesan arogan. Beliau juga berusaha supaya semua orang yang masuk ke ruangannya keluar dengan hati puas dan gembira. Semoga ibu Rina selalu dalam lindungan Allah SWT, dilancarkan urusannya dan dimudahkan pekerjaannya dalam melayani masyarakat Sidoarjo. Barakallah, bu Rina.
Wah baru ngerti saya, ternyata ga ada akte yang dikeluarkan ya untuk anak yang lahir di LN. Cukup ket dari negara tempat kelahirannya. Terima kasih sharingnya mb, detail sekali.
Senang kalau mendapatkan kabar pejabat benar-benar melayani masyarakat dengan sepenuh hati. Sudah kita mengurus di luar negeri tidak mudah, jangan sampai di kampung sendiri disalahkan…
Sekarang masih domisili Brunei Mbak atau sudah menetap di Sidoarjo?
Wahh, baik banget mba Kepala Bidang Pencatatan Sipil di Sidoarjo. Benar-benar melayani dengan sepenuh hati, malah bisa dapat banyak informasi yang bermanfaat. Mestinya, jadi contoh nih buat ASN pemprov yang lain, khususnya yang melayani dokumen kayak gini.
Bahkan, pas aku baca di bagian atas saat ngurus akta di Brunnei rupanya cukup sulit ya mbaa.
Aku kira kalo anak lahir di LN, cuma perlu minta surat keterangan lahir dari rumah sakit abis itu tinggal lapor ke KBRI aja mbak. Eh gak taunya ada banyak proses ya. But thanks mbak. Nice info nih
Intinya akta kelahiran tetap dibuat di Indonesia ya Mbak. Penting banget memang utk segera membuat akta kelahiran ataupun Surat keterangan lahir
Oalah prosesnya panjang juga ya mba, aku suka nih ceritanya kebetulan pas urusin akte aku nyuruh orang karena kondisi pasca sesar aku ga bisa bangun hehehe..
wah saya baru paham nih mbak, terimakasih infonya. sangat bermanfaat sekali 😀
sama-sama, Mbak
Alhamdulillah ya Mbak, dilayani dengan sangat baik oleh Kepala Dinasnya langsung. Meski banyak tahap yg harus dilalui dan juga harus menunggu tapi puas ya dengan layanan dan penjelasannya. Jadi ikut tahu juga nih tentang Akte kelahiran anak yang lahir di luar Negeri. Makasih sharingnya ya Mbak 🙂
Huaa prosesnya panjang juga mba. Tapi emang akta kelahiran ini krusial banget. Ternyata akta tetap dari LN ya, untuk di Indo hanya surat keterangan saja. Informatif sekali mba. Yakali nanti anakku lahir di LN juga. Wkwk.
informasinya sangat bermanfaat Mbak. siapa tahu nanti juga lahiran kebetulan di luar negeri, hihi. Noted nih catatan Mbak
Jadi di indonesia dan negara tempat lahor harus sama-sama bikin akta ya. Yaa meskipun yang di indonesia bukan akta lahir sih ya. Tapi tetap harus diurus.
Oalah aku baru tau nih kalau peraturan anak yang lahir diluar negeri seperti inii. Kecuali mungkin kalau yang memang ingin menetap di luar negeri kali ya kak? Btw thank u for sharing..
Wah informasinya sangat bermanfaat mbak, senang sekali ya mbak sudah dapat pelayanan yang bagus dari kepalanya lagi. Tapi saya kemaren ngurus ktp aja belum dapat senyuman dari petugasya,
Dari dulu aku selalu penasaran, kalau anak lahir di luar negeri, mengurus akta kelahirannya seperti apa ya? Ternyata lumayan banyak dokumen dan berkas yang harus dilengkapi, termasuk paspor yang harus segera dibuat. Lengkap sekali infonya Mbak Alfa.
Wah makasih infonya, kali pas ada kesempatan tinggal di LN aku lahiran lagi haha ?
Aky jd keinget bbrp teman sekolahku dulu ada yg kelahiran luar juga, di antara akta2 yg bunyi TTLnya di Sby, kelahiran di kota di LN emang kyknya gmn gtu pada saat itu hehe. Ternyata tetep penting ngurus supaya bisa masuk KK dan urus dokumen lainnya ya
Aku baru tahu nih mbak, jadi dapet ilmu baru deh. Kalo misal ntar lahiran di luar negeri (ngarep banget ye) bisa jadiin ini sebagai referensi?. Thank you for sharing mbak.
Terimakasih informasinya mbak. Jadi paham alur pembuatan akta kelahiran untuk anak yang lahir di luar negeri yang ternyata cukup panjang ya prosesnya. Tapi alhamdulillah prosesnya lancar ya mbak.
Pada dasarnya prosesnya tidak jauh berbeda dengan di banyak negara ya.. dan memang harus diurus untuk kelahiran dimanapun, InshaAllah nantinya akan mudah mengurus dokumen dokumen penting lainnya.. karena akta kelahiran sering banget jadi dokumen wajib untuk kepengurusan dokumen penting lainnya
Jadi bedanya kalau di dalam negeri ke dispendukcapil di luar negeri lapornya ke KBRI ya, oke okeee.
Alhamdulilah ya pengurusannya dimudahkan, apalagi bertemu Ibu yang menjabat tapi tetap mau membantu melayani bahkan menjelaskan secara detail apa itu Surat keterangan lahir, akte dan lainnya.
kumplit banget ini tulisannya tentang akta kelahiran anak yang lahirnya bukan di Indonesia, pasti membantu banyak orang nih
Wah menarik jg untuk diskusi…saya punya rekan yg pernah sekolah dan bekerja di California,USA…saat ini mereka sdh di Indonesia lagi..tapi selama disana mereka telah melakukan pernikahan dihadapan petugas pencatat pernikahan dan diberikan bukti nikah bahwa mereka telah menikah..tidak lama kemudian istri nya melahirkan anak pertamanya berselang 3 tahun kemudian lahir ke 2 kedua , ke 2 anaknya di berikan bukti lahir dr RS bersalin disana…tidak lama kemudian mereka semua pulang ke Indonesia karena sekolah nya sdh selesai…saat pulang mereka boyong ke 2 anaknya juga.. Yang ingin saya diskusikan apakah rekan saya dapat mengurus pelaporan lahir ke 2 anaknya tanpa surat keterangan nikah dr KBRI dan surat pelaporan lahir dr KBRI setempat mereka hanya ada Surat bukti nikah pemerintahan disana dan surat bukti lahir ke 2 anaknya dr rumah sakit dimana mereka dilahirkan…
Mulai dr mana mereka untuk pengurusan pelaporan ke 2 kelahiran anaknya…mereka seperti kebingungan saat ini..
Datang saja ke Dukcapil daerah setempat, Pak. Nanti bisa bertanya langsung ke petugas di sana. InsyaAllah akan diberikan solusi terbaik untuk masalah ini.
Salam Bu, izin bertanya ?
Dokumen yang diterjemahkan perlu dinotariskan ga ya?
Atau cukup terjemah saja?
Terima kasih.
Cukup terjemah saja, Bu.